Aarhus
Business College
HovedforløbKontorAdministration

Administration

Som administrativ medarbejder varetager du en bred vifte af de administrative og forretningsmæssige funktioner i virksomheden

Hvad er administrationsuddannelsen?

I næsten alle virksomheder findes medarbejdere, der tager sig af de mange administrative opgaver som virksomheden har brug for. Arbejdsopgaverne for en administrativ medarbejder er meget forskellige fra job til job, men vil ofte omfatte korrespondance internt og eksternt, mødeplanlægning, procesbeskrivelser, projektkoordinering, opdatering af hjemmesider, økonomi, kundekontakt, ordrebehandling, indkøb, anvendelse af IT-systemer og meget mere.

Målet med uddannelsen som administrativ medarbejder er, at du bliver i stand til at varetage en bred vifte af de administrative og forretningsmæssige funktioner i virksomheden.

Vi fokuserer på, at du hele tiden bliver dygtigere og kan løse dine egne arbejdsopgaver bedst muligt. Gennem skoleophold og træning i virksomheden er formålet, at du løbende kan bidrage til din virksomheds vækst og fremgang.

Obligatoriske fag

De obligatoriske fag på uddannelsen tager så vidt muligt udgangspunkt i de administrative opgaver, der typisk findes i en virksomhed. I undervisningen er fokus på konkrete administrative funktioner og dagligdagen som professionel administrativ medarbejder.

De obligatoriske skoleophold er på 3 uger. Derudover skal du vælge mellem 3 og 7 ugers valgfag.

Fagene i de 3 obligatoriske uger er:

Kommunikation (1 uge)

Formålet med faget er, at du bliver i stand til at løse dine arbejdsopgaver med en professionel tilgang til det skriftlige og mundtlige sprog.

Målene for faget er, at:

  • du på baggrund af en mundtlig besked kan kommunikere et skriftligt budskab og omvendt. Det betyder f.eks., at du kan omsætte en mundtlig besked fra en kollega til en skriftlig besked til en kunde, hvor du omformulerer talesprog til professionelt skriftsprog.
  • du kan tale med kolleger, kunder og andre interessenter ud fra en vurdering af situationen, herunder tilpasse dit ordvalg og emnevalg til den professionelle samtale.
  • du kan kvalitetssikre dine egne og andres tekster. I den forbindelse skal du kunne anvende elektroniske hjælpemidler til f.eks. korrekturlæsning, opsætning, tegnsætning, layout og versionsstyring.
  • du kan vurdere, hvorvidt det er mest hensigtsmæssigt at kommunikere mundtligt, skriftligt eller digitalt, når du skal formidle en besked.
  • du kan tage forskellige referater og stå for mødetilrettelæggelse med f.eks. mødeindkaldelser, bestilling af forplejning og bestilling af lokale.

Optimering af arbejdsprocesser (1 uge)

Formålet med faget er, at du bliver i stand til at kortlægge, analysere og optimere administrative arbejdsopgaver og beregne de økonomiske konsekvenser af optimeringen. Derudover lærer du at planlægge og optimere din egen arbejdsdag.

Målene for faget er, at:

  • du kan kortlægge, analysere og optimere konkrete administrative arbejdsfunktioner og vurdere, hvordan økonomien påvirkes af det.
  • du kan anvende relevante værktøjer til optimering. Det kan f.eks. være IT-værktøjer til mødehåndtering, aftalestyring, adresselister eller lignende
  • du kan minimere ”tidsrøvere”, så du bliver mere effektiv i dit arbejde, herunder hvordan du kan håndtere mails, møder og kolleger på en effektiv måde.
  • du kan vurdere, hvordan optimering af dine egne administrative arbejdsgange evt. påvirker andre funktioner i virksomheden og, hvad der er bedst for virksomheden som helhed.
  • du kan udarbejde manualer og standardbeskrivelser til andre personalegrupper.
  • du kan anvende modeller til at implementere og vedligeholde løbende forbedringer – det vil sige justere dine arbejdsrutiner ud fra en given optimering.

Projektadministration (1 uge)

Formålet med faget er, at du bliver i stand til at indgå i arbejdsopgaver på tværs af virksomheden både internt og eksternt.

Målene for faget er, at:

  • du kan koordinere mindre projektopgaver i virksomheden.
  • du kan anvende metoder og IT-værktøjer til at prioritere dine egne arbejdsopgaver
  • du kan kvalitetssikre dine egne arbejdsopgaver og anvende IT-værktøjer til projektadministration. Derudover lærer du, hvordan kvaliteten af dit eget arbejde påvirker andre personalegrupper.
  • du kan udfylde og ajourføre forskellige projektdokumenter og vedligeholde dem.
  • du får en forståelse af dine egne stærke og svage sider i samarbejdet med andre af virksomhedens medarbejdere og, og du kan vurdere de andre medarbejderes roller og funktioner i opgaveløsningen.

Som kontorelev i Skolepraktik har jeg virkelig udviklet mine faglige kompetencer, fået bedre selvtillid og skabt gode, langvarige venskaber. Jeg har været på spændende kurser, og sammen med lærerige skoleforløb har jeg fået en bred viden, som jeg kan bruge både fagligt og personligt fremadrettet.

Maria Fasting Sørensen, Udlært kontorelev fra Skolepraktik

Valgfag

Herunder får du et overblik over de valgfag, du kan vælge på administrationsuddannelsen.

Udvidet skriftlig kommunikation (1 uge)

I dette valgfag arbejder vi med skriftlig kommunikation i forhold til virksomhedens etiske, juridiske og økonomiske ansvar.

Målene med faget er, at du:

  • lærer at tilpasse dit skriftlige sprog efter formålet med din kommunikation.
  • bliver i stand til at skelne mellem f.eks. et salgsbrev og en reklamation, mellem erhvervs- og privatkunder og mellem offentlige og private modtagere i en offentlig organisation.
  • behersker forskellige principper for at disponere breve, blanketter, rapporter og anden korrespondance.
  • har styr på de forskellige digitale medier, og kan begå dig professionelt på de sociale medier.
  • lærer at bruge avanceret tekstbehandling og andre værktøjer til at understøtte sprogrigtighed, disponering, layout og andre kvalitetskrav i forhold til virksomhedens kommunikation.

Præsentationsteknik og personlig fremtræden (1 uge)

I dette valgfag skal du præsentere og instruere på baggrund af et emne, du selv vælger.

Når du har afsluttet valgfaget, er du i stand til at

  • vurdere dine egne præstationer og eventuelt forbedre dem
  • vurdere og vælge den form, der passer til målgruppen i en given situation
  • beherske personlig fremtræden i forhold til f.eks. betoning, kropssprog, nervøsitet og feedback.
  • beherske forskellige former for værktøj til brug for udarbejdelse af oplæg til præsentation og instruktion f.eks. mindmap systemet, lektionsplan, manual osv.
  • beherske forskellige gennemførelsesteknikker og visualiseringsværktøjer som f.eks. projekter, tavle, flipover og skriftlige oplæg.

Forretningsengelsk (1 uge)

På dette valgfag lærer du at udtrykke dig mundtligt og skriftligt på engelsk.

Du lærer:

  • at variere dit sprog, så du kan deltage i samtaler både på jobbet og i fritiden
  • at bruge IT i kommunikation, informationssøgning og tekstskrivning
  • at anvende digitale medier til at yde intern og ekstern service
  • at oversætte tekster til og fra engelsk, så det passer til din modtager/målgruppe
  • at modtage og viderebringe beskeder i professionel sammenhæng.

Kvalitet og service (1 uge)

I en virksomhed er altafgørende, at du kan yde en god service. I dette fag arbejder vi med sammenhængen mellem kvalitet og service.

Når du har afsluttet valgfaget har du lært om:

  • hvilken økonomisk betydning kvalitet i leverancerne har for en virksomhed.
  • hvor vigtig god kommunikation er for at opnå et effektivt samarbejde på tværs af virksomheden.
  • hvordan du formulerer dig præcist og nuanceret i forbindelse med bl.a. telefonbetjening, korrespondance og anden ekstern kommunikation.

Økonomi for administration (1 uge)

I faget, økonomi for administration er fokus rettet mod årsregnskaber og forståelse af de vigtige elementer til beregning af relevante nøgletal. Du lærer blandt andet:

  • at bogføre i økonomisystemer og at lave registreringer og dokumentation herfor.
  • at lave kontoplaner i et økonomistyringssystem, konteringsinstrukser og redigere kontoplanen.
  • om transaktionsspor og kontrolspor i et økonomistyringssystem.
  • at arbejde med regneark herunder oprettelse af regneark og at lave formler, så du kan redigere, sortere og filtrere regneark på eksempelvis kundelister, lageroptegnelser, prislister, nøgletalsberegning og varefortegnelser.
  • at præsentere resultaterne i rapporter eller præsentationer.
  • at tilpasse regnearkets brugerflade, så det kan anvendes af andre – fx ved hjælp af låste celler og makroer.
  • om prissætning og cost/benefit-beregninger.
  • at foretage beregninger på diverse administrative opgaver såsom projekter, optimering af arbejdsgange og forecasts.

Avanceret regneark I + II

I dette valgfag skal du arbejde med regneark på et avanceret niveau.

Når du har afsluttet valgfaget, er du i stand til at:

  • bruge regneark til at automatisere og kvalitetssikre udvalgte arbejdsopgaver, herunder at oprette nye eller redigere eksisterende regneark til kunder, varer, lager mv.
  • analysere data fra eksempelvis kundelister, prislister og lager- og varefortegnelser.
  • oprette og bruge formler til at beregne nøgletal, så eksempelvis kundelister og lageroptegnelser kan køres sammen på tværs af flere ark.
  • tilpasse regnearkets brugerflade, så regnearket kan anvendes af andre, fx ved hjælp af låste celler og makroer.
  • formatere regneark, så de kan indgå i præsentationer/rapporter, og så relevante data kan udskrives.
  • håndtere store datamængder fx ved hjælp af opslag, betinget formatering og datavalidering.
  • trække oplysninger ud af regneark med store datamængder til viderebearbejdning, fx salgsoversigter og lagerstatistikker.
  • analysere store datamængder ved hjælp af pivot-tabeller til statistikker, interaktive rapporter, økonomirapporter o.l. og præsentere de analyserede data ved hjælp af diagrammer, power view m.v.
  • opbygge en overskuelig og automatiseret regnearksmodel, der simulerer et budget for et afgrænset projekt.

Databaser

I dette valgfag skal du arbejde med databaser.

Når du har afsluttet valgfaget, er du i stand til at:

  • vurdere anvendeligheden af en relationsdatabase i forbindelse med administrative opgaver i virksomheden.
  • udarbejde en datastruktur for en relationsdatabase, som kan bruges til konkrete arbejdsopgaver i virksomheden.
  • importere og eksportere data til og fra andre applikationer og systemer.
  • tilpasse en eksisterende relationsdatabase til nye administrative behov i virksomheden.
  • udvælge relevante data ud fra brugerens informationsbehov og præsentere dem i forhold til målgruppen og formålet.
  • udforme brugerfladen, så risikoen for fejlindtastninger minimeres, og brugeren af databasen får en optimal arbejdssituation.

Logistik

I valgfaget, logistik tager vi fat på den økonomiske sammenhæng mellem indkøb, råvarelager, produktion, færdigvarelager og salgsfunktionen i virksomheden.

Du lærer blandt andet om:

  • materiale- og informationsstrømmene fra råvareproducent til slutbruger.
  • materialestrømmenes samfundsmæssige betydning både i forhold til miljø og til virksomhedernes økonomiske interesse.
  • logistisk planlægning, og du bliver i stand til at bruge grundlæggende logistiske metoder og værktøjer i forbindelse med beskrivelse af en konkret virksomhed.
  • lagerstyringsprincipper som Just In Time (JIT), Først Ind Først Ud (FIFU), og Sidst Ind Først Ud (SIFU) samt rullende lager og fjernlager.

Struktur i administrative problemstillinger om den gode fagprøve I + II

Struktur i administrative problemstillinger I

I dette fag arbejder vi med kreative problemløsningsmetoder, hvor målet er innovative og målrettede løsningsforslag. Du lærer blandt andet:

  • at beskrive og planlægge gennemførelsen af et mindre projekt.
  • at beskrive både din egen og andres rolle, jeres opgaver og ansvar i forhold til projektets faser.

Struktur i administrative problemstillinger II

I dette valgfag arbejder vi med informationsindsamling, herunder kildekritik og ophavsret i forhold til udarbejdelse af projektrapporter, og du lærer blandt andet:

  • at disponere emner og skabe overblik og struktur i projektrapporter.
  • at anvende avancerede funktioner i tekstbehandling til kvalitetssikring af rapporter, herunder typografier, sideopsætning, indholdsfortegnelse, stikordsregister, fodnoter, hyperlinks mv.

Salg og markedsføring

I dette valgfag arbejder vi med at udforme en forretningsplan, hvor du beskriver kundesegmenter og definerer værdiskabelse, afsætningskanaler og midler til pleje af kunderelationer. Du lærer blandt andet:

  • at bruge de sociale platforme både i forhold til kommunikation, markedsføring, planlægning, gennemførelse og evaluering af events.
  • om pleje af kunderelationer og at understøtte mersalg ved brug af bl.a. sociale medier.
  • om brugeradfærd og signalværdi i forbindelse med brug af sociale medier.
  • at blive i stand til at anvende forskellige metoder og modeller med henblik på strukturering af virksomhedens salg både via digitale platforme, i præsentationer og i det opsøgende, personlige salg.

International handel

I dette valgfag arbejder vi med Danmarks internationale handel fordelt på lande/regioner og varer.

Vi tager fat på teorier for, hvorfor international handel opstår, og ser på relevant lovgivning og regelsæt på væsentlige markeder, herunder bl.a. CISG (Den internationale købelov). Du lærer blandt andet om:

  • international handelspolitik, herunder bl.a. handelsrestriktioner i forhold til de mest almindelige transport- og forsikringsforhold i international handel.
  • de forskellige typer af transport- og tolddokumenter , så du bagefter kan håndtere de almindeligst forekommende dokumenttyper
  • metoder til sikring af internationale betalinger, herunder remburser og kurssikring.

Løn og lovgivning

Her får du et grundlæggende kendskab til regulering af ansættelsesforhold via lovgivning og arbejdsmarkedets overenskomster. Du lærer blandt andet:

  • at indsamle og behandle almindeligt forekommende data til brug for lønberegninger.
  • om de mest anvendte former for beregning af lønninger, herunder pensioner, personalegoder samt opgørelse af feriepenge og søn-/helligdagsbetaling mv.
  • afstemning af lønregnskabet efter løn- og gageberegning
  • at foretage afstemning med virksomhedens finansbogføring
  • at foretage afstemning ved årsafslutning og årsopgørelse.

Budgettering

I faget, budgettering arbejder vi med identificering af budgetforudsætninger og forståelse af budgetforudsætningernes betydning for budgettet og den senere budgetkontrol. Du lærer blandt andet om:

  • medarbejderadfærd i forbindelse med budgettering
  • almindelig budgetprocedure
  • kalkulationer, faste og variable omkostninger.
  • udarbejdelse af resultatbudget, likviditetsbudget samt balancebudget, herunder bl.a. budgettering af aktivitet, kapacitet og likviditet.
  • udarbejdelse af likviditetsbudgettet både efter beholdningsforskydningsmodellen/indirekte metode og ind- og udbetalingsmodellen/direkte metode samt forståelse af formålet med begge metoder.
  • budgetkontrol og anvendelse af budgetkontrollen til økonomisk styring ved afvigelsesanalyser, herunder f.eks. prisafvigelser, mængdeafvigelser og forbrugsafvigelser.
  • rullende budgetter samt prognoser
  • budgettering som ledelsesværktøj og styringsinstrument i dagligdagen for såvel ledelse som mellemledere.

HR og personaleadministration

Her tager vi fat på hovedprincipperne inden for ansættelsesret, herunder funktionærloven inden for kollektiv arbejdsret og inden for ferieloven. Du lærer blandt andet om:

  • gældende lovgivning, overenskomster og regler, og bliver dermed i stand til at varetage det administrative arbejde i forbindelse med ansættelsesprocedurer – herunder udformning af ansættelseskontrakter og indberetning af stamdataoplysninger.
  • udformning af introduktionsprogrammer for nye medarbejdere mv.
  • den daglige behandling af personalesager, herunder kommunikation af afgørelser og retningslinjer til medarbejderne – evt. i samarbejde med den juridiske ansvarlige i virksomheden.
  • indhentning ae relevant materiale til brug for behandling af personalesager, herunder eksempelvis retsregler og tidligere afgørelser vedrørende ansættelse, afskedigelse, overarbejde og sygdom.
  • forskellige værktøjer til personaleudvikling f.eks. MUS og kursusaktiviteter, og kan medvirke ved planlægning, udførsel og efterbehandling heraf.

Debitor, kreditor og lagerstyring

Målet med dette fag er, at du selvstændigt kan varetage virksomhedens debitor-, kreditor- og lagerstyring ved hjælp af et økonomistyringsprogram.

Nye og avancerede it-værktøjer

Der kommer hele tiden nye it-værktøjer, som kan bidrage til en mere effektiv løsning af administrative opgaver. I valgfaget, nye og avancerede it-værktøjer udforsker vi den seneste udvikling inden for it.

Vi arbejder blandt andet med:

  • Office 365, SharePoint og Teams som et administrativt miljø med dokumenthåndtering, opgavestyring, nyhedsformidling og meget mere
  • Online tjenester til dokumentdeling i skyen
  • Softwarerobotter (RPA) til automatisering af ensartede administrative arbejdsprocesser
  • Chatbots til automatisk besvarelse af henvendelser, så kundeservice kan aflastes
  • Webdesign med WordPress
  • Udarbejdelse af skriftlige vejledninger og instruktionsvideoer til administrative opgaver
  • Persondatalovgivningen og datasikkerhed

Kommunikation i praksis

I faget, kommunikation i praksis undervises der både på et avanceret niveau og på ekspertniveau.

Ekspertniveau

På ekspertniveau arbejder vi med planlægnings- og formidlingsværktøjer i opgaveløsningen, og du får blandt andet viden om:

  • kommunikationens dynamiske processer i forhold til egen rolle samt i modtagers optik
  • verbal og nonverbal kommunikation og lærer at analysere og vurdere kommunikationsopgaven med henblik på en professionel løsning af denne.
  • analyse og anvendelse af sproget i forhold til den enkelte opgave
  • reflektion over din personlige kommunikation.
  • analyse og vurdering af skriftlig, verbal og digital kommunikation i forhold til kommunikationens kontekst
  • anvende af relevante modeller og værktøjer til udarbejdelse af daglige kommunikationsopgaver.

Avanceret niveau

På det avancerede niveau arbejder vi med anvendelse af udbredte planlægnings- og formidlingsværktøjer i opgaveløsningen. Du får blandt andet:

  • viden om kommunikationens dynamiske processer i forhold til egen og modtagers rolle.
  • en forståelse af verbal og nonverbal kommunikation.
  • kendskab til analyse af kommunikationsopgaven med henblik på en professionel løsning af denne
  • evne til at analysere skriftlig, verbal og digital kommunikation i forhold til kommunikationens kontekst.
  • indsigt i anvendelse af relevante modeller og værktøjer til udarbejdelse af daglige kommunikationsopgaver.

Jeg var helt sikker på, at jeg skulle på STX, for det skulle alle mine venner. Men jeg valgte EUX Business, fordi den er anderledes end de andre gymnasiale uddannelser og da jeg fandt ud af alle de muligheder, der er med EUX Business både under skoleophold og i fremtiden, tænkte jeg, at det noget for mig.

Benjamin

EUX Business-student, Kontor

Afspil video

Fagprøve

Som afslutning på din uddannelse skal du lave en fagprøve. Fagprøven består af et projekt i din virksomhed og en rapport om projektet. I rapporten skal du beskrive, analysere og vurdere dit projekt blandt andet med inddragelse af den viden, du har tilegnet dig på skoleopholdene og i din virksomhed. Når du har bestået fagprøven og været to år i praktik, er du udlært.

Det er helt afgørende at forstå, at fagprøven består af løsning af en praktisk problemstilling i virksomheden.

Fagprøven består af 4 dele:

  1. Problemformulering – der udarbejdes i samarbejde mellem dig, dit praktiksted og læreren på skolen
  2. Projekt – der gennemføres i virksomheden
  3. Rapport – der indeholder problemformulering, beskrivelse og evaluering af projektet
  4. Mundtlig eksamen -Rapporten er grundlaget for eksamen.

Vores elever arbejder med mange forskellige problemstillinger, og du vælger selv, hvilken problemstilling du ønsker at arbejde med. Da fagprøven skal tage afsæt i konkret praksis, er der rig mulighed for, at du sideløbende kan tilføre værdi til din virksomhed.

Undervisere

Underviserne har alle en teoretisk såvel som praktisk baggrund. Generelt tror vi på at inddrage dig så meget, som det kan lade sig gøre. Vi tror på, at du er eksperten på dit praktiksted, og vi vil udfordre dig i det, I allerede gør.

Herunder finder du en kort præsentation af hver af dine undervisere.

Kirsten Kjær Rugaard

Kirsten har undervist på administrationsuddannelsen i mere end 10 år. Hun har mange års erhvervserfaring som chefsekretær, HR chef, virksomhedskonsulent og speditør.

Med en solid praktisk baggrund, en HD i organisation og ledelse samt diverse akademifag har Kirsten stort fokus på koblingen mellem teori og praksis i undervisningen.

Jorge Garibaldi

Jorge har undervist på skolen siden 2014. Han er cand.ling.merc. fra Aarhus Universitet, og hans speciale er e-learning og IT i undervisningen, og han underviser i offentlig økonomi og projektstyring.

Kirsten Oxlund Petersen

Kirsten har undervist i 25 år på alle specialerne på kontoruddannelsen. Hun har en kandidatuddannelse i tysk og et linjefag i dansk. Kirsten underviser primært i skriftlig og mundtlig kommunikation.

Bo på skolehjem

Du er på skoleforløb i løbet af de to år, du er elev i en virksomhed.

Undervisningen foregår på Aarhus Business College og Handelsfagskolen – og hvis du finder en praktikplads i en virksomhed langt fra Østjylland, har du mulighed for at bo på Handelsfagskolens smukke skolehjem i Skåde Bakker – se billeder her.

Læs om skolehjemmet og priser her

Løn under uddannelsen

Du får elevløn under din 2-årige læretid. Lønnen forhandles individuelt med din lærerplads og kan derfor variere.

Arbejdspladsen kan få lønrefusion (AUB) og befordringsrefusion under skoleopholdene.

Fremtidsmuligheder

Administrationsuddannelsen er bred og derfor findes der mange forskellige jobmuligheder som f.eks.

  • Kontorassistent
  • Sekretær
  • Økonomimedarbejder
  • Salgsmedarbejder
  • Projektkoordinator
  • HR-/lønmedarbejder
  • Marketingkoordinator

Hvilke jobmuligheder, der åbner sig for netop dig, afhænger af de arbejdsopgaver, du har haft i din praktikvirksomhed samt de valgfrie specialefag, du har fulgt på skolen.

Har du spørgsmål?

Kirsten Kjær Rugaard
hovedforløbsunderviser
8936 3751kkru@aabc.dk
Signe Vinding Bergløv
Uddannelsessekretær
8936 3718sivj@aabc.dk